Quelques tips pour être plus efficace en télétravail

Télétravail / Remote working

La tendance à travailler en dehors des bureaux devrait continuer à se développer. Le géant du streaming audio et des services médias Spotify a annoncé son modèle « Work From Anywhere » en février 2021. Au bout d’un an, Spotify a constaté une baisse du taux de rotation du personnel et une augmentation de la représentation des divers groupes. Il a également étendu sa présence dans plus de 40 États américains et en Espagne, aux Pays-Bas et en Allemagne en Europe. Par ailleurs, des entreprises comme Atlassian, Dropbox, Reddit et Microsoft ont également annoncé la possibilité pour leurs employés de travailler à distance. 

Le télétravail, qui prend de plus en plus de place avec l’arrivée de la pandémie en 2020, est donc plutôt là pour perdurer.

On ne peut toutefois pas nier que les interactions en face à face sont importantes pour délibérer, analyser et établir de meilleures relations et une collaboration d’équipe en général. 

Il est particulièrement difficile de travailler en groupe à distance et plusieurs études ont également conclu que la collaboration en personne peut effectivement favoriser une plus grande créativité. Rabindra Ratan, de l’université d’État du Michigan, a constaté que les personnes travaillant à distance ressentent une fatigue liée aux réunions virtuelles, induite par le fait qu’elles doivent constamment se regarder à l’écran.

D’autre part, le télétravail peut offrir une plus grande autonomie aux employés et réduire considérablement les temps de déplacement, l’absentéisme, les coûts de l’entreprise et la ponctualité. 

Le télétravail s’accompagne également de plusieurs distractions et d’un ensemble unique de défis en termes de maintien de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les avantages, cependant, sont nombreux et en suivant certaines suggestions clés, on peut surmonter les obstacles qu’on rencontre en télétravaillant. 

Voici quelques suggestions clés pour être un bon travailleur à distance :

 

Quelques tips pour être un bon télétravailleur 

 

Préparez vous mentalement

Même si nous ne nous rendons plus au bureau, nous pouvons toujours faire tout ce que nous faisions auparavant en nous y préparant. Qu’il s’agisse de mettre en place un réveil matinal, de préparer du café ou de se vêtir d’une tenue plus sérieuse, vous vous mettrez ainsi instantanément un esprit de travail, car nous associons automatiquement bureau et travail.

Ayez une espace de travail dédié

Nous associons souvent les lieux aux choses et il est donc important de faire la distinction entre vie professionnelle et vie personnelle. Il est impératif de créer un espace de travail dédié, comprenant un bureau approprié, un éclairage et d’autres éléments qui vous permettent de vous sentir plus productif, afin que vous puissiez associer cet espace au travail. Il peut s’agir d’un petit bureau à votre domicile ou même d’un “home office”. Créer des espaces avec les textures et les couleurs appropriées vous aidera à séparer le travail de la vie privée et à éviter les endroits que vous associez aux loisirs.

Optez pour le mode « Ne pas déranger »

Même s’il peut être tentant de consulter les notifications de vos téléphones ou même les pings de vos collègues, assurez-vous d’être honnête quant à votre disponibilité. Vous pouvez utiliser Lodago pour synchroniser vos calendriers personnel et professionnel afin de faire savoir à vos coéquipiers quand vous êtes disponible. Par ailleurs, cette fonctionnalité est également parfaite pour gérer les demandes de réunions internes, mais ausi les réunions externes avec les clients.

Déterminez l’environnement qui vous convient le mieux

Si certains télétravailleurs se sentent plus à l’aise en travaillant depuis leur “home office”, il n’est pas nécessaire pour tout le monde de faire de même. Grâce à la flexibilité du travail à distance, les employés peuvent expérimenter des cafés, des bibliothèques ou même des espaces de co-working, puis déterminer l’environnement qui leur convient le mieux et dans lequel ils se sentent le plus productifs.

Planifiez des intéractions sociales

Ce n’est pas parce que vous télétravaillez que vous ne pouvez pas discuter avec vos collègues. Avec Lodago, vous pouvez facilement organiser des réunions avec vos collègues en trouvant des horaires qui conviennent à tout le monde en quelques clics, et même démarrer des chats en direct et lancer des réunions instantanément. C’est pourquoi il est désormais facile de programmer des réunions d’équipe. 

Trouver facilement des horaires pour des réunions de clients internes et externes avec des collègues (welcome le travail d’équipe !)

En outre, une autre option consiste à sortir ou à inviter des amis, de la famille ou des proches pour sociabiliser.

Avoir une « to-do list » et utiliser un outil de gestion du temps

Il est de la plus haute importance d’avoir des “to-do lists” dans le cadre du télétravail, sinon vous risquez de mettre un temps fou à terminer vos tâches. Des “to-do lists” quotidiennes indiquant ce que vous espérez accomplir dans la journée peuvent être d’une grande aide en matière de responsabilité, l’un des aspects les plus importants du travail à distance. Parallèlement, l’utilisation d’outils de gestion du temps pour planifier votre journée et attribuer des créneaux horaires à vos tâches vous aidera à mieux gérer votre temps, ce qui vous permettra de dégager du temps pour d’autres choses.

Faites de courtes pauses

Il peut être déstabilisant de rester assis devant l’écran d’un ordinateur pendant huit heures d’affilée chaque jour. Cela peut entraîner une perte de concentration et de clarté. Il est donc important de faire de courtes pauses pour recharger votre esprit et réévaluer vos priorités pour la journée afin d’augmenter votre efficacité et d’accomplir davantage de choses lorsque vous télétravaillez.

Communiquez régulièrement avec l’équipe

L’organisation de réunions d’équipe internes est d’autant plus importante dans le cadre du travail à distance pour informer correctement votre équipe de vos progrès, des projets que vous avez menés à bien et des objectifs que vous souhaitez atteindre. Faites part de vos progrès à votre responsable et tenez-le au courant de vos jalons. 

Puisque vous ne pouvez plus interagir avec vos collègues ou vos responsables en face à face, il peut être important de prévoir des réunions hebdomadaires internes pour vous tenir au courant des projets et des tâches en cours.

Déconnectez-vous quand il est temps de vous arrêter

Si l’un des avantages du télétravail est sa flexibilité, il peut aussi être source de stress si votre téléphone ne cesse de recevoir des notifications de travail du matin au soir. Ce problème est encore plus répandu dans les équipes qui travaillent dans des fuseaux horaires différents. Vous devez savoir quand vous avez terminé et fixer chaque jour une heure pour vous « déconnecter ». Cela peut s’avérer difficile, surtout pour les nouvelles recrues. Veillez donc à stipuler votre disponibilité et vos horaires de travail à l’équipe.

Suggérez à votre entreprise de maintenir une politique de télétravail

L’un des aspects les plus importants du télétravail est le maintien de la clarté. L’entreprise doit établir des règles uniformes pour que les travailleurs aient le sentiment de faire partie de l’équipe. 

Parmi ces règles, on peut citer la définition des horaires de travail des employés, l’attribution de tâches claires à chacun, la communication claire des objectifs de la semaine et la définition d’un objectif pour les différents canaux de communication utilisés.

Prenez du temps pour votre santé

Le télétravail peut facilement conduire à un mode de vie sédentaire et, avec des réunions et des échéances constantes, il est important de préserver sa santé pour relever d’autres défis. 

Qu’il s’agisse de manger des aliments sains et nutritifs, de faire régulièrement de l’exercice, d’avoir un bon cycle de sommeil ou d’entretenir une routine de remise en forme, il existe de nombreux moyens de stimuler votre productivité et de rester plus concentré sur vos tâches. 

Une culture axée sur la documentation

Avec l’avènement du télétravail, le besoin de documentation est devenu plus important que jamais. La plupart des documents sont désormais disponibles sur le cloud. Avec des employés travaillant dans des fuseaux horaires différents, il est important de s’assurer que chaque membre de l’équipe a accès aux informations dont il a besoin. 

Qu’il s’agisse de documenter les idées notées lors de séances de brainstorming dans des réunions en ligne ou de communiquer des directives aux employés, tout doit être correctement enregistré pour que les informations soient facilement accessibles à tout membre de l’équipe. Toutes les informations pertinentes sur un sujet particulier doivent être conservées en un seul endroit et le nombre de versions et de mises à jour créées doit être soigneusement contrôlé. Les employés aussi, lorsqu’ils travaillent, peuvent noter leurs progrès, documenter leurs idées et communiquer clairement leurs progrès à l’équipe. 

Investir dans la technologie

Le travail à domicile peut nécessiter de bons investissements en matière de technologie, car celle-ci peut améliorer considérablement la qualité du travail effectué et simplifier le processus. Qu’il s’agisse d’une bonne paire d’écouteurs, de claviers sans fil, d’un second écran ou même d’outils comme le calendrier mis à jour en temps réel de Lodago pour réserver des réunions internes et externes, il existe de nombreux outils pour faciliter votre travail et le rendre plus fluide. Vous pouvez également utiliser des logiciels de gestion de projet comme Wrike et ProofHub pour rationaliser les processus d’un projet.

Adaptez votre style de communication

Lorsque vous télétravaillez, il est nécessaire de tenir compte du fait que l’isolement ou la distance peut rendre vos collègues plus sensibles, et donc que l’interaction quotidienne avec eux doit être courtoise et respectueuse. Tout doit être communiqué régulièrement, qu’il s’agisse d’éloges, d’informations, de critiques ou de commentaires. 

En conclusion, s’il peut être décourageant d’appliquer tous ces conseils d’un seul coup, l’idée est de commencer par de petits changements afin que le travail à distance devienne une expérience agréable. Après tout, en réduisant considérablement nos temps de déplacement, le télétravail nous donne le temps de nous connecter à nous-mêmes et à nos proches. Nous comprenons donc que le bureau vous manque, mais le télétravail a ses propres avantages. 

Essayez quelques-unes de ces techniques et vous vous sentirez peut-être plus équilibré et plus dynamique. Selon le State of Remote Work Report 2021, réalisé par Owl Labs, 90 % des employés se sentent plus productifs lorsqu’ils travaillent à domicile et 84 % des employés pensent que le travail à domicile les rend plus heureux et leur permet de mener une vie plus équilibrée.

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