Qu’est-ce que l’attribution Round Robin ?

Round robin illustration

L’attribution Round Robin est l’une des méthodes les plus courantes pour distribuer les réunions entre les membres de l’équipe de manière égale. L’algorithme répartit automatiquement les demandes réunions entre les membres de l’équipe sur une base cyclique.

Par exemple, la première demande de réunion est adressée à l’employé numéro 1, la deuxième demande est adressée à l’employé numéro 2, la troisième à l’employé numéro 3, et ainsi de suite, jusqu’à ce que toutes les demandes de réunion soient distribuées de manière égale. Les leads sont répartis entre les coéquipiers de manière rotative.

Avec le temps, de plus en plus d’entreprises abandonnent les modèles traditionnels de vente pour opter pour l’attribution Round Robin, en raison de son efficacité et de sa facilité de gestion. L’algorithme est rotatif et la charge de travail est donc répartie de manière plutôt égale.

D’ailleurs, l’utilisation du Round Robin a été un cauchemar pour de nombreuses équipes de vente en raison de son inefficacité à équilibrer la charge entre les coéquipiers, ce qui a souvent engendré du ressentiment et des tensions. Pour pallier ce problème, Lodago vous permet de répartir les réunions entre les membres de l’équipe en fonction de votre propre pondération, basée sur des facteurs tels que l’ancienneté du membre de l’équipe, la date d’arrivée, le niveau de performance, etc.

Alors pourquoi devriez-vous envisager d’utiliser le Round Robin ? Certains des plus grands avantages sont énumérés ci-dessous :

Les plus grands avantages du Round Robin

Accélérez le temps de réponse aux prospects

Tout d’abord, l’utilisation du Round Robin accélère votre temps de réponse aux prospects, ce qui conduit inévitablement à de meilleurs taux de conversion, comme le confirment plusieurs études. De plus, avec la présence d’un si grand nombre de concurrents, il est important de répondre aux questions, préoccupations et relances de vos clients potentiels aussi rapidement que possible. Après tout, et d’après une étude de Lead Connect, environ 78 % des affaires sont conclues par les premiers répondants.

Il est donc très important pour les équipes de vente, d’utiliser en particulier l’algorithme Round Robin pour répondre rapidement aux prospects et également pour assigner un représentant commercial qui pourra ensuite avoir des conversations significatives et faire avancer l’affaire, notamment lorsque l’intérêt du prospect est à son apogée. Parfois, ce moment peut survenir immédiatement après un appel ou à la réception d’un e-mail, et parfois atteindre ce stade peut prendre des semaines, en fonction de la disponibilité du prospect. L’essentiel est que le représentant commercial puisse intervenir dans la conversation au moment où la conversion est la plus probable.

Une répartition plus équitable des leads

Il existe plusieurs méthodes de distribution des leads, mais si nous devions en choisir deux, nous opterions pour la répartition égale ou l’attribution des leads aux candidats en fonction de vos préférences, c’est-à-dire, sélectionner personnellement les candidats. 

Dans le premier cas, le Round Robin fonctionne le mieux en raison de son système de rotation. Ainsi, les prospects sont répartis de manière égale entre tous les représentants commerciaux, ce qui élimine tout favoritisme ou parti pris et donne à chacun des chances égales.

Dans certaines situations, cependant, il devient important de choisir des personnes ayant plus d’expertise. Grâce à notre outil, Lodago, vous pouvez également répartir les réunions entre les membres de votre équipe en fonction de vos pondérations et en prenant en compte plusieurs facteurs tels que la performance, l’ancienneté, etc. et allouer un plus grand pourcentage de réunions aux personnes plus expérimentées ou plus performantes, améliorant ainsi vos chances de convertir des prospects. Les nouveaux venus dans l’équipe peuvent également bénéficier d’un certain répit au début de leur carrière, ce qui contribue à la satisfaction générale de l’équipe.

Pause automatique des rendez-vous pour les collègues occupés ou non disponibles

Un autre avantage de l’utilisation de la méthode Round Robin pour l’attribution des réunions est sa capacité à prendre en compte la disponibilité des représentants commerciaux.

Par exemple, un représentant commercial peut ne pas être disponible après une certaine heure, être en vacances ou simplement en congé. Dans de telles situations, il est important que l’algorithme cesse d’attribuer des réunions à des représentants qui ne seront pas en mesure de traiter ces demandes à ce moment-là.

L’algorithme garantit un minimum de perturbations et veille également à ce que les prospects ne soient pas laissés en attente. Les représentants peuvent simplement bloquer ce moment dans leur calendrier et le Round Robin s’assurera qu’aucune réunion ne leur soit attribuée pendant ces jours et/ou heures.

Responsabilisez votre équipe

Il est souvent facile de se reposer sur ses lauriers en matière de vente, même lorsque des avantages sont offerts. Cependant, en utilisant le système Round Robin, et en fournissant de nouveaux prospects à vos représentants commerciaux de manière continue tout au long du mois, ils sont plus susceptibles d’aller jusqu’au bout et d’acquérir la vente ou de convertir le prospect.

Attribuez facilement vos réunions au meilleur représentant

Avec le Round Robin et Lodago, vous pouvez faire correspondre les prospects à vos meilleurs éléments en fonction des secteurs d’activité et de la zone géographique, et vous assurer ainsi que les bons représentants sont affectés en fonction de vos pourcentages d’attribution.

Réduisez considérablement votre cycle de vente

En automatisant le processus d’attribution des réunions, vous vous assurez de réduire le temps et les préjugés inutiles liés à la sélection, ce qui réduit les tensions entre les membres de votre équipe et permet de réduire le cycle de vente, ce qui augmente les chances de conversion.

Un meilleur soutien aux clients

L’utilisation de la méthode Round Robin pour l’attribution des réunions est également très bénéfique du point de vue du client, car il bénéficie d’un support client complet de la part de l’équipe.

La méthode Round Robin assure une plus grande disponibilité pour les clients, en veillant à ce qu’ils soient en mesure d’entrer en contact avec quelqu’un pour leurs demandes, leurs préoccupations ou d’autres suivis en général. Il garantit également qu’aucun client ne soit laissé en attente et qu’un représentant lui soit toujours attribué. L’automatisation du processus d’attribution permet également d’accélérer le temps de réponse, ce qui est très bénéfique pour le client.

Cela est également très utile du point de vue de l’entreprise, car cela conduit à une plus grande satisfaction du client, ce qui augmente considérablement le taux de fidélisation de la clientèle et les recettes.

Ré-affectez les réunions à différents membres de l'équipe

Vous pouvez également ré-affecter des membres de l’équipe à des événements dans le Round Robin en les reprogrammant. Il suffit de choisir la date et l’heure de l’événement original et le tour est joué. Cela peut également compter comme l’une des caractéristiques les plus précieuses du Round Robin.

Nous avons donc pu constater que l’utilisation du Round Robin offre de nombreux avantages en termes de gestion, de support client, d’équipes, de ventes, de satisfaction client, de ressenti des employés, de ressenti des nouveaux arrivants, etc.

Le Round Robin est donc un outil simple mais très efficace pour répartir les réunions de manière appropriée entre les membres de l’équipe, que ce soit de manière rotative et donc égale ou en fonction de la pondération de votre équipe. Après tout, votre modèle de répartition des prospects a un impact considérable sur vos ventes et vos recettes et vous devez donc faire des choix judicieux. Une bonne répartition de vos prospects peut augmenter considérablement vos ventes et le Round Robin est l’un des modèles de répartition les plus populaires, qui donne toujours des résultats positifs. Il peut être extrêmement utile de développer un système dans lequel les prospects sont répartis de manière égale ou en fonction de vos critères, tout en réduisant considérablement votre temps de réponse, ce qui se traduit par une augmentation des ventes, de la satisfaction des clients et de la fidélisation globale.

Alors comment utiliser le Round Robin ? Bien que la méthode soit assez simple en soi. Alors comment configurer le Round Robin ?

La toute première étape consiste à configurer les règles de redirection des prospects en fonction des politiques spécifiques de votre entreprise. Par exemple, si un prospect ne se présente pas à une réunion ou si une réunion est annulée en général avec un membre de votre équipe, vous pouvez configurer votre plateforme avec le Round Robin de telle sorte que la prochaine réunion sera attribuée à ce membre en particulier, garantissant ainsi qu’aucune opportunité ne sera manquée.  

Enfin, avec notre outil, Lodago, vous pouvez attribuer des pondérations différentes à chaque représentant commercial en fonction de son niveau d’expérience et d’autres facteurs tels que son ancienneté dans l’équipe, ses connaissances, son expertise, son niveau de performance et vos autres critères. Par exemple, vous pouvez attribuer 40 % des rendez-vous à A, le membre ayant le plus d’expertise et d’expérience dans le traitement des clients, puis attribuer 20 % des rendez-vous à B, quelqu’un ayant un peu moins d’expérience que A, et enfin attribuer le pourcentage restant aux nouveaux venus C et D (10 % chacun), qui risquent de se sentir dépassés s’ils sont chargés de trop de rendez-vous.

Ainsi, les employés plus anciens ont le sentiment de bénéficier de plus de réunions et donc de gratifications en fonction de leurs performances, tandis que les nouveaux arrivants se détendent un peu et ont l’occasion d’apprendre et de faire leurs preuves, sans être surchargés dès le début.

Le Round Robin ne manquera donc pas de rendre vos employés heureux et satisfaits. Essayez-le dès aujourd’hui !

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