En tant que SDR (Sales Development Representative) aussi appelé, responsable de la prospection commerciale, l'un de vos objectifs est de faire en sorte que votre taux de non-présentation (ou « no-show ») soit relativement faible. Au terme d'une longue et stressante journée d'appels à froid, vous avez finalement convaincu votre principal prospect de prendre rendez-vous avec vous.
Vous organisez enfin un appel et commencez à attendre la réunion commerciale. Lorsque le jour arrive, vous vous rendez à votre réunion en ligne, mais le prospect ne se présente pas et vous n'avez également aucune nouvelle de lui. Les absences aux rendez-vous tuent souvent la motivation et peuvent constituer un gâchis regrettable tant pour le représentant commercial que pour l'entreprise.
Bien qu'il soit impossible d'éviter complètement les rendez-vous non honorés, il existe plusieurs mesures que vous pouvez prendre pour les réduire. Les conseils suivants vous permettront de faire en sorte que vos prospects soient non seulement enthousiastes à l'idée de se présenter à vos rendez-vous, mais également à celle de vous y rejoindre :
Conseils pour garantir la présence de vos prospects à vos réunions
Ne planifiez pas de réunions plus de 14 jours à l'avance
Une bonne règle de base qui vous permettra de maintenir votre taux d'absence à un niveau minimum est d'éviter de planifier des réunions après 14 jours. Une période plus longue peut souvent amener le prospect à se désintéresser de la réunion.
Maintenez le dialogue avec votre prospect et organisez des réunions dès que possible pour maximiser les chances de conversion.
Persévérez jusqu'à ce que vos clients acceptent l'invitation
Avez-vous déjà envoyé une invitation pour finalement constater que le prospect ne l'accepte pas ? Si vous organisez une réunion virtuelle qui n'est pas inscrite dans le calendrier du prospect, le rendez-vous sera inévitablement manqué.
Dès que quelqu'un accepte d'organiser une réunion, faites un suivi immédiat avec une invitation dans le calendrier et assurez-vous que le rendez-vous est effectivement enregistré. Il est intéressant de noter qu'avec Lodago, vous pouvez contourner les différents filtres de spam et de courrier indésirable pour arriver dans la boîte de réception du prospect. Le prospect peut alors réserver un rendez-vous directement dans son e-mail, qui affiche votre disponibilité en temps réel, et ce, en un seul clic !
Donnez suffisamment de détails dans la description de la réunion
Une fois que vous avez fixé un rendez-vous avec votre prospect, la tâche suivante consiste souvent à remplir le reste des détails de la réunion.
Les descriptions de réunion doivent être aussi personnelles que possible, de sorte que le prospect puisse se souvenir immédiatement de la conversation qu'il a eue avec vous auparavant. A-t-il mentionné un problème spécifique ou parlé d'un processus en cours? Utilisez ces informations pour montrer que cette réunion apportera une réelle valeur ajoutée.
Résumez ce qu'il vous a dit lors du premier appel, rappelez ses problèmes et mettez également l'accent sur ce que vous comptez aborder lors de la réunion et sur les solutions que vous pourriez apporter à ses difficultés. Parler de manière générale des services et des caractéristiques de votre produit peut ne pas être aussi efficace que de répondre à des préoccupations spécifiques.
Envoyez un e-mail de pré-inscription après votre conversation et le jour de la réunion.
Il existe généralement deux types de Il existe généralement deux types de personas d'acheteurs qui ne se présenteront pas ::
- Les prospects qui ne sont plus impliqués dans le cycle de vente et qui ne le disent pas ouvertement.
- Les personnes qui sont réellement impliquées, mais qui ont beaucoup de choses à gérer.
Ces deux types de personnes peuvent être pris en charge, ce qui permet de réduire au minimum la pression exercée sur vos ressources par les personnes qui ne se présentent pas.
Si une invitation à une réunion est suffisante, il est encore mieux d' envoyer un message personnalisé contenant un résumé de la conversation et mettant en évidence les principaux points à aborder lors de la réunion. Un résumé clair et concis de tous les points principaux, accompagné d'un remerciement sincère pour le temps qu'il vous a accordé, est très apprécié.
Le jour de la réunion, envoyez un autre e-mail dans le même esprit et faites-lui savoir que vous attendez la réunion avec impatience. L'idée principale est de conserver la conversation au centre des préoccupations des prospects et d'insister à nouveau sur leurs principaux points douloureux et sur les solutions qui en découlent et qui seront discutées lors de la réunion.
Même après avoir réservé une réunion avec un contenu formidable à discuter, votre combat pour faire venir le prospect à la réunion est loin d'être terminé. Les priorités peuvent souvent changer car il est peu probable que votre prospect ne se contente pas de discuter avec vous. Il a probablement des réunions avec d'autres entreprises ainsi qu'avec ses partenaires internes et, à ce titre, beaucoup de choses peuvent changer entre le jour où la réunion est réservée et la date réelle de la réunion..
C'est précisément pour cette raison que les e-mails de confirmation de pré-réunion sont si efficaces car ils vous aident à recueillir des informations importantes afin de rendre la réunion plus productive.
Ils permettent également d'éviter les rendez-vous perdus en rappelant au prospect l'imminence de la réunion, et sa réponse peut servir de confirmation de sa présence effective à la réunion.
Si vous n'obtenez pas de réponse à ces rappels amicaux, il est probable que vous avez été "ghosté" et vous pouvez envisager d'annuler la réunion afin de récupérer votre temps précieux et de l'utiliser pour organiser des réunions avec d'autres prospects ayant un véritable intérêt pour votre produit ou vos services.
Évitez de donner trop d'informations lors des démarchages téléphoniques (cold-call)
Dans le cadre de la prospection par e-mail et du démarchage téléphonique, s'il est essentiel de répondre à certaines questions spécifiques des prospects, il est tout aussi important de ne pas donner trop d'informations. Les e-mails de prospection ou cold-call font office de bande-annonce et peuvent très bien contenir quelques éléments marquants, laissant ainsi les gens plus intéressés par le film en tant que tel. Il en va de même pour la connexion avec vos prospects. Parlez de vos principales caractéristiques et laissez-les enthousiastes à l'idée d'une réunion ou d'une démonstration où vous apporterez une solution directe à leurs problèmes.
Planifiez vos réunions dans un but précis
La plupart du temps, la manière dont une réunion est fixée peut vous dire si elle sera un rendez-vous perdu ou non. Il n'est pas utile de prévoir des mises à jour ou des appels de contrôle fréquents avec vos prospects, car ils risquent de vous laisser tomber au milieu de leur emploi du temps chargé. Il est préférable d'être explicite quant à l'importance de la réunion, car cela donne à vos prospects des raisons claires de se présenter à la réunion..
Voici une façon de formuler la demande de réunion de suivi pour vous assurer que l'autre partie se présente :
« Pour prendre une décision en toute connaissance de cause, il est généralement important de comparer toutes les solutions existantes. Pensez-vous que c'est quelque chose qui vous sera bénéfique ? Si oui, quels horaires vous conviennent cette semaine ? »
Au lieu de simplement demander une mise à jour, vous avez donné à votre prospect un ordre du jour ou une incitation à rejoindre votre réunion. Cela a beaucoup plus de chances de susciter une réponse.
Avant de proposer une réunion à un prospect, demandez-vous : si vous êtes une personne occupée, avec un calendrier serré, et que vous voyez sur votre calendrier une réunion avec un vendeur que vous connaissez à peine, est-ce que vous vous y rendriez ?
Si la réponse est non, repensez à la raison pour laquelle vous demandez un rendez-vous. La qualité prime sur la quantité, et il est préférable d'avoir une série de rendez-vous où il y a un intérêt mutuel, plutôt qu'une longue file de rendez-vous sans intérêt.
En cas de désistement, mettez en place un processus de suivi rigoureux.
Même avec la préparation la plus parfaite, il est rarement possible d'éliminer complètement les « no-shows » de la vie d'un vendeur. La façon dont vous réagissez à ce genre de situation est donc tout aussi importante.
Bien que votre réaction émotionnelle immédiate puisse être de ne rien faire, il est bon de se demander si vous n'avez pas été "ghosté" par un prospect qui s'est retiré du processus depuis longtemps, ou par un prospect dont le calendrier est chargé et qui avait peut-être de véritables raisons de ne pas se présenter.
L'une des meilleures façons de gérer ces situations est de personnaliser les e-mails pour reprogrammer les réunions avec le prospect.
L'e-mail suivant peut être un bon exemple :
« Bonjour --prénom--,
Aujourd'hui, j'ai attendu un certain temps en ligne avant de mettre fin au rendez-vous, car je n'ai pas eu de nouvelles de vous. Ne vous inquiétez pas, je sais que les choses peuvent être très intenses à cette période de l'année. Et si l'on trouvait un autre moment pour se rencontrer ? Vous pouvez voir mes disponibilités ici : --insérer le lien vers votre calendrier Lodago--»
Conclusion
Si les « no-show » sont, malheureusement, une partie inévitable de la vente, il est possible de les réduire autant que possible en utilisant les bonnes techniques. Il est toutefois important de comprendre comment ils s'intègrent dans le processus actuel et d'informer les prospects de la valeur ajoutée potentielle. Une mise en œuvre correcte de ces techniques peut vous permettre de réduire au minimum vos taux de « no-show ».
