La productivité est extrêmement importante pour les équipes travaillant à distance, car elle leur permet de collaborer efficacement et d'atteindre leurs objectifs malgré la séparation physique. Il existe en fait plusieurs avantages de la productivité pour les équipes en télétravail, notamment : une plus grande flexibilité, une meilleure collaboration, un meilleur accès aux talents et une efficacité renforcée. Les outils et techniques de productivité, tels que le calendrier, les applications de gestion de projet et la vidéoconférence, peuvent aider les équipes à distance à harmoniser leurs flux de travail et à rester organisées, tout en réduisant le fléau des communications inutiles.
Par conséquent, en utilisant des outils et des techniques de productivité, les équipes à distance peuvent surmonter les défis du télétravail et atteindre leurs objectifs de productivité. Compte tenu de la demande croissante de polyvalence et de la nécessité de respecter des délais stricts, il est essentiel de disposer de bons outils permettant de gagner du temps et de gérer efficacement les tâches. Il existe plusieurs techniques de gestion du temps, dont le blocage de certaines périodes de la journée et le « deep work » (travail en profondeur), préconisé par Cal Newport dans son livre, qui consiste essentiellement à réserver un temps déterminé pour un travail ciblé et significatif. En fait, le deep work peut également être favorisé par le blocage du temps, car il nous permet de consacrer des blocs de temps spécifiques au travail en profondeur, sans avoir à gérer les distractions du travail superficiel.
Étant donné l'importance d'être productif, les applications de productivité sont un atout précieux. Elles permettent d'améliorer l'efficacité et d'atteindre les objectifs de productivité. Toutefois, compte tenu du large éventail d'options disponibles, il peut être difficile de déterminer quelles sont les applications les plus efficaces. L'un des principaux défis de l'utilisation des applications de productivité est de trouver le bon équilibre entre fonctionnalité et simplicité. D'un côté, une application offrant un grand nombre de fonctionnalités peut avoir une interface plutôt complexe et difficile à naviguer. D'un autre côté, les applications trop simples peuvent ne pas offrir les fonctionnalités nécessaires à une gestion efficace des tâches et des projets.
Une des manières de trouver un équilibre entre fonctionnalité et simplicité consiste à utiliser une combinaison d'applications de productivité. Par exemple, une équipe peut utiliser une application pour la gestion de projet et une autre pour la gestion du temps, puis intégrer les deux applications pour partager des informations et harmoniser les flux de travail. L'équipe peut ainsi tirer parti des atouts des deux applications sans être submergée par des interfaces compliquées.
Un autre des facteurs les plus importants à prendre en compte lors du choix des applications de productivité est le coût. S'il existe de nombreuses applications gratuites, certaines applications riches en fonctionnalités et efficaces nécessitent un abonnement. Il est important d'examiner attentivement le rapport coût-bénéfice de chaque application et de déterminer si la fonctionnalité ajoutée en vaut vraiment le coût.
Outre les applications de productivité traditionnelles, il existe également un certain nombre d'applications spécialisées qui peuvent aider à gérer des types de flux de travail spécifiques. Par exemple, les écrivains disposent d'applications telles que Scrivener ou Ulysses pour organiser et éditer leur travail, tandis que les designers bénéficient d'applications telles que Adobe Creative Cloud ou Sketch. Les équipes doivent régulièrement examiner et évaluer l'efficacité des applications de productivité par rapport à leurs tâches. Même la meilleure application peut ne pas convenir à toutes les équipes ou à tous les projets, et il est important d'être prêt à essayer de nouvelles applications ou stratégies si nécessaire. En évaluant régulièrement les outils et les techniques utilisés, les équipes peuvent s'assurer qu'elles utilisent les outils les plus efficaces pour atteindre leurs objectifs de productivité.
Les outils de productivité peuvent donc constituer un atout précieux pour améliorer l'efficacité et rationaliser les flux de travail. En trouvant le bon équilibre entre fonctionnalité et simplicité et en examinant les coûts correspondants, les équipes peuvent choisir les meilleures applications pour leurs besoins et aussi examiner et évaluer régulièrement leur efficacité. Les équipes peuvent atteindre leur objectif de productivité en utilisant une combinaison d'applications de productivité spécialisées et générales.
Dans cet article, nous allons explorer 5 outils de productivité qui peuvent vous aider à travailler efficacement. Ces applications sont Trello, Asana, Lodago, Forest et Freedom.
5 outils de productivité pour améliorer l'efficacité
Trello
Trello est une application de gestion de projet qui permet aux utilisateurs de créer des tableaux pour différents projets et tâches. Dans chaque tableau, les utilisateurs peuvent créer des listes et ajouter des cartes pour des tâches spécifiques. Trello offre également une série de fonctionnalités, notamment la possibilité d'assigner des tâches aux membres de l'équipe, de fixer des échéances et d'ajouter des pièces jointes et des commentaires.
L'un des principaux avantages de Trello est son format visuel, qui permet aux utilisateurs de voir toutes leurs tâches et tous leurs projets d'un seul coup d'œil. Cela peut être particulièrement utile pour rester organisé et hiérarchiser les tâches. Trello s'intègre également à une série d'autres applications et outils, tels que Google Drive et Slack, ce qui en fait un choix polyvalent pour les équipes. Trello propose une gamme de modules d'extension, qui offrent des fonctionnalités supplémentaires. Ces extensions comprennent des intégrations avec des outils tels que Google Calendar, Evernote et Dropbox, ainsi que des fonctionnalités telles que le vote et la validation des flux de travail. Cela fait de Trello une application hautement personnalisable qui peut être adaptée aux besoins de différentes équipes et projets.
Asana
Asana est une autre application de gestion de projet populaire qui permet aux utilisateurs de créer des tâches, de fixer des délais et de suivre ses progrès. Similaire à Trello, Asana offre un format visuel et la possibilité d'assigner des tâches aux membres de l'équipe. Cependant, elle offre également des fonctionnalités supplémentaires, comme la possibilité de créer des dépendances entre les tâches et de suivre le temps passé sur chaque tâche.
Le principal avantage d'Asana réside dans ses solides fonctionnalités de reporting, qui permettent aux utilisateurs de suivre les progrès réalisés et d'identifier les points à améliorer. Elle offre également une intégration avec une gamme d'outils, tels que Google Calendar et Slack. Asana propose également une série d'intégrations avec d'autres applications et outils, notamment Google Drive, Evernote et Adobe Creative Cloud. Elle offre par ailleurs une gamme d'options de personnalisation, comme la possibilité de créer des champs et des balises personnalisés, et de mettre en place des flux de travail automatisés.
Lodago
Lodago est un outil qui fournit une solution complète pour réserver des réunions plus rapidement, plus facilement et sans friction. Il révolutionne les échanges internes et externes, ne laissant place qu'à la croissance. Il dispose d'un nombre croissant d'intégrations - aucun code ni développement n'est nécessaire ! Lodago s’intègre et/ou se synchronise avec n’importe quelle boîte de réception, logiciel, outil de vidéoconférence et application de chat !
Lodago élimine toute friction dans le processus de prise de rendez-vous en permettant aux destinataires d'emails de réserver des réunions en un seul clic directement dans leur email. Ils sélectionnent un créneau dans votre calendrier en temps réel. Si vous envoyez un e-mail aujourd'hui et que votre destinataire l'ouvre dans un mois, il affichera toujours votre disponibilité à jour. Il ne sera jamais périmé. Toutes les étapes inutiles sont supprimées afin de générer plus de rendez-vous et d'augmenter vos revenus. De plus, vous pouvez créer davantage d'opportunités avec notre fonction Round Robin en centralisant les disponibilités de votre équipe dans un seul calendrier. Les réunions sont alors automatiquement attribuées de manière égale ou par pondération au sein de votre équipe, ce qui rend le processus beaucoup plus simple et efficace en supprimant le travail manuel.
Cet outil résout également le cauchemar de l'organisation des réunions de groupe tout en offrant plus de créneaux, en synchronisant les disponibilités de votre équipe dans un seul calendrier. Il affiche automatiquement les seuls créneaux où tout le monde est disponible ! Grâce à cela, vous pouvez enfin mettre en place des réunions de groupe internes et externes en un seul clic.
Parmi ses principales fonctionnalités, citons les réunions instantanées ou le chat en direct, un nombre illimité de liens de réservation, des formulaires personnalisés pour préqualifier les réunions, le réglage automatique du fuseau horaire et de la langue, un calendrier d'équipe centralisé, des pauses, une fonction de code QR pour réserver des réunions directement lors d'événements en personne et bien plus encore !
Forest
Forest est une application de productivité qui aide les utilisateurs à rester concentrés en jouant sur le fait de ne pas utiliser leur téléphone. Les utilisateurs peuvent programmer un minuteur pour une tâche spécifique, et un arbre virtuel est planté. Si l'utilisateur quitte l'application avant la fin du délai, l'arbre meurt. En revanche, si l'utilisateur reste concentré sur sa tâche, l'arbre grandit et s'ajoute à une forêt virtuelle.
Forest a la capacité d'aider les utilisateurs à se défaire de l'habitude de consulter constamment leur téléphone. En leur fournissant une représentation visuelle de leurs progrès, il peut s'agir d'une motivation pour ne pas décrocher. Forest offre également un aspect social, puisque les utilisateurs peuvent rivaliser avec leurs amis pour voir qui peut faire pousser le plus d'arbres.
En plus de sa fonction de suivi de la concentration, Forest dispose également d'une série d'options de personnalisation, notamment la possibilité de définir des objectifs quotidiens ou hebdomadaires et de bloquer des applications ou des sites Web spécifiques. Il offre également une gamme d'intégrations avec d'autres applications et outils, tels que Google Calendar et Slack.
Freedom
Freedom est une application de productivité qui aide les utilisateurs à bloquer les sites Web et les applications qui les distraient. Les utilisateurs peuvent créer des listes de sites Web et d'applications à bloquer et définir une minuterie pour la durée du blocage. Freedom offre également la possibilité de bloquer entièrement Internet, ce qui en fait un outil utile pour ceux qui ont besoin de se concentrer sur une tâche sans aucune distraction.
Freedom aide les utilisateurs à se défaire de l'habitude de consulter des sites Web et des applications qui les distraient. En supprimant la tentation de consulter les médias sociaux ou les e-mails, il peut aider les utilisateurs à rester concentrés sur leur travail. Freedom offre également une série d'options de personnalisation, notamment la possibilité de bloquer des sites Web ou des applications spécifiques pendant des périodes précises. Il offre une gamme de fonctions de productivité, telles que la possibilité de programmer des blocages quotidiens ou hebdomadaires et de mettre en place des flux de travail automatisés.
En conclusion, les outils de productivité peuvent constituer un atout précieux pour les équipes en termes d'efficacité dans l'exécution des tâches et de réalisation des objectifs. Trello, Asana, Lodago, Forest et Freedom sont cinq options populaires qui offrent un éventail de fonctionnalités ainsi que des options d'abonnement. En choisissant l'application de productivité adaptée à leurs besoins, les individus et les équipes peuvent s'assurer qu'ils sont dans la bonne direction.
